Toda empresa é obrigada a fazer a manifestação do destinatário?

Não. A obrigatoriedade segue o cronograma do Anexo II do Ajuste SINIEF 7/05 e alcança setores específicos, como distribuidores e postos de combustíveis, adquirentes de álcool não combustível a granel e distribuidores ou atacadistas de cigarros, bebidas alcoólicas, refrigerantes e água mineral. Para os demais, a manifestação é voluntária — mas continua útil para detectar notas emitidas indevidamente contra o seu CNPJ.

Qual o prazo para manifestar uma NF-e recebida?

Pela Nota Técnica 2020.001, adequada ao Ajuste SINIEF 44/20, a Ciência da Emissão pode ser registrada em até 10 dias e a Confirmação da Operação, o Desconhecimento da Operação e a Operação não Realizada em até 180 dias, sempre contados da data de autorização da NF-e.

Registrei a manifestação errada. Dá para corrigir?

Sim, dentro de um limite. Desde o Ajuste SINIEF 43/23 (em produção a partir de 1º de agosto de 2024, pela NT 2020.001 versão 1.50), o destinatário pode registrar até dois eventos de cada manifestação conclusiva por NF-e, e vale a última registrada. Tudo continua sujeito ao prazo de 180 dias da autorização.

Se eu der Ciência da Emissão, sou obrigado a fazer a manifestação final?

Para quem está no rol de obrigados, a nota com Ciência precisa receber a manifestação conclusiva no prazo. Para quem não está, a Sefaz de São Paulo respondeu em consulta (RC 27313/2023) que o registro voluntário da Ciência não obriga aos eventos finais nem sujeita a empresa à penalidade por falta de manifestação. Como é uma resposta paulista, confirme a regra da sua Sefaz.

Destinatário que não emite NF-e precisa guardar o XML?

A Receita Estadual do RS orienta que o destinatário não credenciado a emitir NF-e pode guardar o DANFE da operação no lugar do arquivo digital, pelo prazo decadencial. Quem também emite NF-e deve guardar o arquivo digital recebido. Em qualquer caso, cabe ao destinatário verificar a validade, a autenticidade e a Autorização de Uso da nota.

NF-e recebida do fornecedor: como conferir a autenticidade e fazer a manifestação do destinatário

Por Edson Vasconcelos · 02 de novembro de 2026 · 8 min de leitura

Quando a mercadoria chega acompanhada de um DANFE, a tentação é conferir as caixas, assinar o canhoto e mandar o papel para o financeiro. Só que o DANFE é apenas a representação impressa da nota: a NF-e de verdade é o arquivo digital autorizado pela Sefaz, e é ele que vale para o fisco. Um DANFE pode ser de uma nota cancelada depois da emissão, de uma nota que nunca foi autorizada ou simplesmente forjado. Por isso, quem recebe tem duas tarefas: conferir se a nota existe e está válida e, quando for o caso, registrar a manifestação do destinatário — dizendo ao fisco se reconhece aquela operação.

Este guia mostra as duas etapas na ordem em que acontecem na prática, do recebimento à manifestação final, e onde cada uma se encaixa na rotina de compras e no controle de fornecedores.

Parte 1: conferir se a NF-e é autêntica

A orientação da Receita Estadual do Rio Grande do Sul é direta: o destinatário deve sempre verificar a validade e a autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso, tenha ele recebido o arquivo digital ou só o DANFE que acompanha a mercadoria. A checagem leva poucos minutos.

Passo a passo pela chave de acesso

Localize a chave de acesso no DANFE: é a sequência de 44 dígitos impressa no DANFE, junto ao código de barras. É ela que localiza a nota nos sistemas do fisco.
Acesse a consulta pública no Portal da Nota Fiscal Eletrônica (opção "Consultar NF-e") ou no portal da Sefaz do estado emitente. Digite a chave, resolva o captcha e continue. Não há custo.
Confira a situação da nota. O que interessa é se ela consta como autorizada e se há eventos posteriores, como cancelamento. Uma nota cancelada não acoberta a mercadoria, mesmo que o DANFE em mãos pareça perfeito.
Compare os dados com o que chegou: CNPJ e Inscrição Estadual do emitente, seu próprio CNPJ como destinatário, itens, quantidades e valor total. Divergência entre o DANFE e a consulta é sinal de documento adulterado.
Verifique o emitente além da nota: a situação cadastral do CNPJ e a Inscrição Estadual ativa mostram se o fornecedor estava apto a emitir. Uma IE suspensa ou baixada é motivo para segurar o pagamento até esclarecer.

Consulta resumida e consulta completa

Desde 2 de janeiro de 2019 a consulta pública pela chave de acesso mudou, segundo a Secretaria da Fazenda de Santa Catarina, para dificultar o acesso por robôs. Quem não participa da operação vê uma consulta resumida, suficiente para verificar a autenticidade do documento. O destinatário, por ser parte da operação, tem acesso à consulta completa, que passou a exigir autenticação por usuário e senha ou por certificado digital (as NF-e destinadas a CPF ou a CNPJ sem Inscrição Estadual ficaram fora dessa exigência). Na prática: para confirmar que a nota existe, a consulta resumida basta; para ver e baixar o conteúdo completo, tenha o certificado digital da empresa à mão.

No site, a página Outras consultas reúne o link direto para a consulta de NF-e e para as consultas de CT-e, MDF-e e NFC-e, com o que cada uma verifica.

Parte 2: a manifestação do destinatário

A manifestação é um evento eletrônico que o destinatário registra vinculado a uma NF-e emitida para o seu CNPJ (ou CPF), dizendo se participou ou não daquela operação. Está prevista no Ajuste SINIEF 7/05 (cláusulas décima quinta-A a décima quinta-C e Anexo II) e detalhada na Nota Técnica 2020.001, que unificou as notas técnicas anteriores sobre o tema. O evento é assinado com certificado digital com o CNPJ-base ou o CPF do destinatário.

Os quatro eventos e os prazos

Pela NT 2020.001, já adequada aos prazos do Ajuste SINIEF 44/20, todos contados da data de autorização da NF-e:

Ciência da Emissão (código 210210) — até 10 dias. Indica apenas que você sabe que a nota existe, mas ainda não tem elementos para uma resposta conclusiva. É opcional: dá para ir direto à manifestação final.
Confirmação da Operação (210200) — até 180 dias. Você reconhece a operação: comprou e recebeu. Depois dela, o emitente fica automaticamente impedido de cancelar a NF-e.
Desconhecimento da Operação (210220) — até 180 dias. Você declara que não pediu aquela operação; a nota foi emitida contra o seu CNPJ sem que você tivesse comprado nada.
Operação não Realizada (210240) — até 180 dias. Você reconhece que a compra foi combinada, mas ela não se concretizou — mercadoria recusada, pedido desfeito, carga que não chegou. Esse evento exige uma justificativa.

Errou o evento? Desde o Ajuste SINIEF 43/23, implementado na versão 1.50 da NT (produção a partir de 1º de agosto de 2024), é possível registrar até dois eventos de cada manifestação conclusiva por nota, e vale o último. Tudo dentro dos 180 dias.

Quem é obrigado

A manifestação não é obrigatória para todo mundo. O cumprimento segue o cronograma do Anexo II do Ajuste SINIEF 7/05, e os estados listam setores específicos. A Secretaria da Economia de Goiás e a Sefaz de São Paulo (com base no Anexo III da Portaria CAT 162/08) citam, por exemplo:

notas com o grupo de detalhamento de combustíveis destinadas a distribuidores, postos revendedores e transportadores revendedores retalhistas;
operações com álcool para fins não combustíveis transportado a granel;
notas destinadas a distribuidores ou atacadistas de cigarros, bebidas alcoólicas (incluindo cervejas e chopes), refrigerantes e água mineral.

Fora dessas hipóteses, a manifestação é voluntária. Uma dúvida comum é se registrar a Ciência só para baixar o XML cria a obrigação de manifestar depois. Para São Paulo, a resposta à consulta RC 27313/2023 foi que não: quem não está entre os obrigados e registra a Ciência voluntariamente não fica sujeito à penalidade por falta da manifestação final. Em outro estado, vale confirmar na Sefaz local.

Por que manifestar mesmo sem ser obrigado

O argumento mais forte é de segurança. A Secretaria da Economia de Goiás aponta que a manifestação permite ao contribuinte identificar as NF-e emitidas com o seu CNPJ ou a sua IE como destinatário — e, com isso, perceber o uso indevido da inscrição. Emitir notas fiscais em nome de uma empresa real, simulando uma venda que não existiu, é uma das formas de uso indevido de CNPJ — e, sem acompanhar as notas emitidas contra você, a operação fica registrada no seu nome sem que ninguém da empresa saiba. O artigo sobre fraudes com CNPJ trata desse e de outros esquemas.

Há também ganhos operacionais. Depois da Ciência ou da Confirmação, o destinatário consegue baixar o XML das notas emitidas para ele — útil quando o fornecedor esquece de enviar o arquivo. E a Confirmação dá segurança ao comprador: a partir dela, o fornecedor não consegue mais cancelar a nota que embasou o seu lançamento.

Como encaixar na rotina de compras

Uma rotina simples, que funciona tanto para quem é obrigado quanto para quem manifesta por precaução:

Na chegada da mercadoria: consulte a chave de acesso antes de dar entrada no estoque. Nota não autorizada ou cancelada não entra.
Diariamente ou semanalmente: liste as notas emitidas contra o seu CNPJ (pelo serviço de manifestação do Portal Nacional da NF-e, com o certificado digital, ou pelo seu ERP) e registre a Ciência das que ainda estão em conferência — lembrando que ela só cabe nos primeiros 10 dias.
Ao concluir a conferência: confirme as operações recebidas, registre Operação não Realizada para as devolvidas ou recusadas e Desconhecimento para as que ninguém da empresa pediu.
Investigue os desconhecimentos: uma nota que ninguém reconhece merece consulta ao CNPJ e à IE do emitente e, se houver indício de fraude, contato com a Sefaz.
Arquive o XML pelo prazo de guarda de documentos fiscais. O destinatário que também emite NF-e deve guardar o arquivo digital; o que não é credenciado à emissão pode guardar o DANFE no lugar, segundo a Receita Estadual do RS.

Erros comuns

Confirmar no automático. Configurar o sistema para confirmar tudo o que chega tira o principal valor da manifestação, que é contestar o que não é seu, e impede o fornecedor de cancelar uma nota que deveria ser cancelada.
Confundir Desconhecimento com Operação não Realizada. Se a compra foi combinada e não aconteceu, o evento certo é Operação não Realizada. Desconhecimento é para operação que você nunca solicitou.
Deixar a Ciência passar do prazo. Como ela só cabe nos 10 primeiros dias, quem espera para conferir no fim do mês perde a janela — embora ainda possa ir direto à manifestação final.
Tentar corrigir a nota pela manifestação. Erro de endereço ou descrição é assunto do emitente, que pode usar a Carta de Correção Eletrônica dentro dos limites dela. A manifestação só diz se a operação aconteceu.

Perguntas frequentes

Toda empresa é obrigada a fazer a manifestação do destinatário?: Não. A obrigatoriedade segue o cronograma do Anexo II do Ajuste SINIEF 7/05 e alcança setores específicos, como distribuidores e postos de combustíveis, adquirentes de álcool não combustível a granel e distribuidores ou atacadistas de cigarros, bebidas alcoólicas, refrigerantes e água mineral. Para os demais, a manifestação é voluntária — mas continua útil para detectar notas emitidas indevidamente contra o seu CNPJ.
Qual o prazo para manifestar uma NF-e recebida?: Pela Nota Técnica 2020.001, adequada ao Ajuste SINIEF 44/20, a Ciência da Emissão pode ser registrada em até 10 dias e a Confirmação da Operação, o Desconhecimento da Operação e a Operação não Realizada em até 180 dias, sempre contados da data de autorização da NF-e.
Registrei a manifestação errada. Dá para corrigir?: Sim, dentro de um limite. Desde o Ajuste SINIEF 43/23 (em produção a partir de 1º de agosto de 2024, pela NT 2020.001 versão 1.50), o destinatário pode registrar até dois eventos de cada manifestação conclusiva por NF-e, e vale a última registrada. Tudo continua sujeito ao prazo de 180 dias da autorização.
Se eu der Ciência da Emissão, sou obrigado a fazer a manifestação final?: Para quem está no rol de obrigados, a nota com Ciência precisa receber a manifestação conclusiva no prazo. Para quem não está, a Sefaz de São Paulo respondeu em consulta (RC 27313/2023) que o registro voluntário da Ciência não obriga aos eventos finais nem sujeita a empresa à penalidade por falta de manifestação. Como é uma resposta paulista, confirme a regra da sua Sefaz.
Destinatário que não emite NF-e precisa guardar o XML?: A Receita Estadual do RS orienta que o destinatário não credenciado a emitir NF-e pode guardar o DANFE da operação no lugar do arquivo digital, pelo prazo decadencial. Quem também emite NF-e deve guardar o arquivo digital recebido. Em qualquer caso, cabe ao destinatário verificar a validade, a autenticidade e a Autorização de Uso da nota.