Quem emite a nota fiscal de devolução: o cliente ou o fornecedor?

Depende de quem devolve. Se o cliente é contribuinte do ICMS ou obrigado a emitir documento fiscal, é ele quem emite a NF-e de devolução. Se é pessoa física ou empresa não contribuinte, quem emite é o próprio fornecedor, por meio de uma NF-e de entrada que identifica a pessoa que devolveu.

Posso cancelar a NF-e em vez de fazer a devolução?

Não, se a mercadoria já circulou. A Sefaz de Minas Gerais é explícita: como houve circulação da mercadoria, a NF-e original não pode ser cancelada. O cancelamento só cabe dentro do prazo e quando a mercadoria não saiu; depois disso, o caminho é a devolução ou, se o cliente nem chegou a receber, o procedimento de recusa.

A nota de devolução precisa ter o mesmo valor de ICMS da nota original?

Precisa usar a mesma base de cálculo e a mesma alíquota da nota original. Na devolução total, os valores são iguais aos da nota de origem; na parcial, o imposto é destacado proporcionalmente à quantidade efetivamente devolvida.

Qual CFOP usar na devolução de uma compra para revenda?

Quem devolve uma mercadoria que comprou para revender usa o CFOP de devolução de compra para comercialização: 5.202 dentro do estado ou 6.202 para outro estado. O fornecedor, ao registrar a entrada, usa o espelho da venda original — 1.202 ou 2.202, se a venda foi de mercadoria de terceiros.

Existe prazo para o consumidor devolver e o lojista aproveitar o crédito?

Em São Paulo, sim: para devoluções feitas por não contribuintes, o crédito exige prova de que a devolução ocorreu em até 45 dias da saída da mercadoria ou, se for troca ou conserto em garantia, dentro do prazo de garantia fixado pelo remetente ou fabricante. Outros estados têm regras próprias no regulamento do ICMS.

Nota fiscal de devolução: quem emite, como preencher e qual CFOP usar

Por Edson Vasconcelos · 03 de novembro de 2026 · 8 min de leitura

O cliente recebeu a mercadoria e quer devolver: veio com defeito, o modelo era outro, a quantidade passou do pedido. Na conversa entre as partes, resolver é simples. No fiscal, aparecem as dúvidas de sempre: quem emite a nota, se dá para simplesmente cancelar a NF-e original, qual CFOP usar e se o ICMS volta. A resposta muda conforme quem devolve seja ou não contribuinte do ICMS — e é aí que a maioria dos erros começa.

Este guia organiza as situações mais comuns com base em regras e respostas oficiais da Secretaria da Fazenda de São Paulo e da Sefaz de Minas Gerais. A lógica geral é a mesma em todo o país, mas detalhes como prazos e formas de registro ficam no regulamento do ICMS de cada estado — vale conferir o do seu.

Devolução, recusa e cancelamento não são a mesma coisa

Antes de emitir qualquer documento, identifique qual das três situações você tem em mãos:

Cancelamento — a NF-e foi emitida, mas a operação não aconteceu. Só serve enquanto a mercadoria não circulou. A Sefaz de Minas Gerais lembra que, como houve circulação da mercadoria, a NF-e original não poderá ser cancelada.
Recusa — a mercadoria chegou, mas o destinatário não a aceitou no ato da entrega, ou ela nem chegou a ser entregue.
Devolução — o cliente recebeu a mercadoria, ficou com ela e depois decidiu devolver toda ou parte dela.

A distinção não é só de nome. Na Resposta à Consulta nº 33559/2026, a Sefaz-SP explicou que a devolução pressupõe a transferência de propriedade, que se concretiza com o recebimento da mercadoria pelo destinatário. Se ele não recebeu, a operação é de recusa, com procedimento próprio (artigo 453 do RICMS/2000 paulista). E a devolução tem um objetivo definido: anular todos os efeitos da operação anterior. Daí as regras de preenchimento que aparecem mais adiante.

Quem emite a nota de devolução

Quando o cliente é contribuinte do ICMS

Se quem devolve é contribuinte do ICMS ou obrigado à emissão de documento fiscal — em geral, uma empresa com Inscrição Estadual —, é ele quem emite a NF-e de devolução, total ou parcial, para acompanhar o retorno da mercadoria. Foi o que a Sefaz-SP reafirmou na Resposta à Consulta nº 26680/2022, com base no artigo 125, I, do RICMS/2000. A mesma resposta acrescenta que o fornecedor que recebe a devolução sem documento é obrigado a exigi-lo e pode recusar o recebimento.

Quando o cliente não é contribuinte

Pessoa física, consumidor final ou empresa que não é contribuinte do ICMS nem obrigada a emitir documento fiscal não emite nota de devolução. Nesses casos, quem emite é o próprio fornecedor: uma NF-e de entrada para registrar o retorno, conforme o artigo 136, I, “a”, do RICMS/2000, citado nas Respostas à Consulta nº 33559/2026 e nº 34033/2026. A nota precisa identificar a pessoa que promoveu a devolução, com CPF ou CNPJ.

Na prática, a primeira pergunta é sempre “este cliente tem Inscrição Estadual ativa?”. Se houver dúvida, confira na consulta de Inscrição Estadual antes de decidir quem emite — o cadastro do cliente no sistema pode estar desatualizado.

O que a nota de devolução precisa conter

Como a devolução anula a operação original, a nota tem de espelhá-la. Pelas respostas da Sefaz-SP, os pontos essenciais são:

Mesma base de cálculo e mesma alíquota da nota original. Na devolução total, os valores devem ser iguais aos da nota de origem; na parcial, o ICMS é destacado proporcionalmente à quantidade efetivamente devolvida.
Referência à nota original. Nas informações adicionais, indique número, data de emissão e valor da operação do documento original (artigo 127, § 15, do RICMS/2000), e informe a chave de acesso da NF-e original no campo próprio de documento referenciado.
Reprodução dos elementos da nota original, inclusive os tributários — o destaque do imposto ou a menção à isenção, por exemplo.
IPI, se houver. Na Resposta à Consulta nº 795/2012, para quem devolve sem ser contribuinte do IPI, a Sefaz-SP orientou informar o IPI da nota original em “Informações Complementares” e somá-lo ao total da nota, lançando o mesmo valor em “Outras Despesas Acessórias” apenas para que a NF-e seja validada.

Um exemplo de devolução parcial: o cliente comprou 10 unidades e devolve 3. A nota de devolução traz as 3 unidades, com o mesmo preço unitário, a mesma alíquota e o ICMS calculado só sobre elas. Usar outra base ou “arredondar” o imposto quebra o espelho com a nota original.

Qual CFOP usar

O CFOP da devolução também é um espelho, e cada lado usa o seu:

Quem devolve (o cliente contribuinte) emite uma saída. Se comprou para revender, o código é o de devolução de compra para comercialização — 5.202 no mesmo estado, 6.202 para outro. Se comprou para industrializar, a família é a de devolução de compra para industrialização (5.201 e seus equivalentes).
Quem recebe (o fornecedor) registra uma entrada com o código que corresponde à venda original. Revenda feita com 5.102 volta como 1.202; com 6.102, como 2.202. Venda de produção própria volta pelo 1.201. Na tabela vigente, o 1.202 e o 2.202 também abrangem qualquer devolução de mercadoria feita por MEI, salvo os códigos ligados à exportação.
Substituição tributária: a devolução de venda de mercadoria de terceiros sujeita ao regime tem código próprio, 1.411 (ou 2.411, de outro estado).

Quando é o fornecedor quem emite a NF-e de entrada em nome de um não contribuinte, a Sefaz-SP orienta usar o CFOP relacionado à saída anterior. A lógica dos quatro dígitos e por que comprador e vendedor nunca usam o mesmo código estão explicadas em como ler e escolher o CFOP.

Devolução por consumidor final: prazo e crédito do ICMS

Para o lojista, a pergunta que mais pesa é se o ICMS pago na venda volta. Em São Paulo, o crédito é admitido na devolução por consumidor final não contribuinte, desde que cumpridas as condições do Anexo IV da Portaria SRE 41/2023:

Emitir a NF-e (modelo 55) de entrada com a identificação de quem devolveu, com número de CPF ou CNPJ.
Lançar a entrada com crédito do imposto destacado no documento original.
Ter prova cabal de que a devolução ocorreu em até 45 dias da saída da mercadoria — ou, em troca ou conserto em garantia, dentro do prazo de garantia fixado pelo remetente ou fabricante.

Um erro frequente é emitir a NF-e de entrada sem o destaque do ICMS. Na Resposta à Consulta nº 34033/2026, uma loja de roupas que fez isso perguntou se podia lançar o crédito direto na apuração. A Sefaz-SP disse que não: como a nota sem imposto não anula integralmente a operação original, a correção deve ser feita por nota fiscal complementar. O cuidado vale a pena porque a nota de entrada é a base do crédito.

Quando a mercadoria é recusada na entrega

Na recusa, segundo a Sefaz-MG, há dois caminhos: o destinatário emite uma nota fiscal de devolução de compras, ou recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, anotando os motivos. No segundo caso, quem emitiu a NF-e original emite uma NF-e de entrada para receber a mercadoria de volta.

Na Resposta à Consulta nº 27041/2023, sobre mercadoria que voltou sem ser entregue porque a compradora encerrou as atividades, a Sefaz-SP detalhou essa NF-e de entrada: os dados do comprador não vão nos campos de identificação; quem emite figura como remetente e também destinatário. A nota deve trazer número, data e valor do documento original, o motivo da não entrega e a chave de acesso referenciada, com o mesmo CFOP relacionado à saída, a mesma base e a mesma alíquota.

Passo a passo resumido

Confirme a situação: a mercadoria circulou? O cliente chegou a recebê-la? Isso separa cancelamento, recusa e devolução.
Verifique quem devolve: contribuinte com IE ativa emite a própria nota; não contribuinte, não — e o fornecedor emite a NF-e de entrada.
Localize a NF-e original e tenha à mão chave de acesso, número, data, valores e tributação de cada item.
Preencha a nota espelhando a original: mesmos preços, base e alíquota, proporcional à quantidade devolvida, com a nota original referenciada.
Escolha o CFOP de devolução correspondente à operação original, do ponto de vista de quem emite.
Guarde as provas — sobretudo em devolução de consumidor, para sustentar o crédito do ICMS.

Erros que mais dão retrabalho

Tentar resolver uma devolução com Carta de Correção: a CC-e não altera quantidade, valor nem imposto.
Aceitar a mercadoria de volta de um cliente contribuinte sem a nota de devolução dele.
Emitir a NF-e de entrada de consumidor sem identificar CPF ou CNPJ, ou sem o destaque do ICMS.
Repetir na entrada o CFOP de saída, em vez do código de devolução correspondente.

Perguntas frequentes

Quem emite a nota fiscal de devolução: o cliente ou o fornecedor?: Depende de quem devolve. Se o cliente é contribuinte do ICMS ou obrigado a emitir documento fiscal, é ele quem emite a NF-e de devolução. Se é pessoa física ou empresa não contribuinte, quem emite é o próprio fornecedor, por meio de uma NF-e de entrada que identifica a pessoa que devolveu.
Posso cancelar a NF-e em vez de fazer a devolução?: Não, se a mercadoria já circulou. A Sefaz de Minas Gerais é explícita: como houve circulação da mercadoria, a NF-e original não pode ser cancelada. O cancelamento só cabe dentro do prazo e quando a mercadoria não saiu; depois disso, o caminho é a devolução ou, se o cliente nem chegou a receber, o procedimento de recusa.
A nota de devolução precisa ter o mesmo valor de ICMS da nota original?: Precisa usar a mesma base de cálculo e a mesma alíquota da nota original. Na devolução total, os valores são iguais aos da nota de origem; na parcial, o imposto é destacado proporcionalmente à quantidade efetivamente devolvida.
Qual CFOP usar na devolução de uma compra para revenda?: Quem devolve uma mercadoria que comprou para revender usa o CFOP de devolução de compra para comercialização: 5.202 dentro do estado ou 6.202 para outro estado. O fornecedor, ao registrar a entrada, usa o espelho da venda original — 1.202 ou 2.202, se a venda foi de mercadoria de terceiros.
Existe prazo para o consumidor devolver e o lojista aproveitar o crédito?: Em São Paulo, sim: para devoluções feitas por não contribuintes, o crédito exige prova de que a devolução ocorreu em até 45 dias da saída da mercadoria ou, se for troca ou conserto em garantia, dentro do prazo de garantia fixado pelo remetente ou fabricante. Outros estados têm regras próprias no regulamento do ICMS.